El correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación más utilizadas en el mundo hoy en día. Sin embargo, mientras que el correo electrónico sigue siendo el medio de comunicación más utilizado por mucha gente, Se descubren algunas de sus ventajas y desventajas que nos ayudan a mejorar la comunicación por medio del correo electrónico.

Las ventajas del correo electrónico

  • El correo electrónico es una herramienta gratuita. Una vez que estás en línea, no hay ningún gasto adicional en el que tengas que gastar para enviar y recibir mensajes.
  • El correo electrónico es rápido. Una vez que has terminado de redactar un mensaje, enviarlo es tan simple como pulsar un botón. Especialmente si estas conectado a una red de internet como el wifi podrás enviar, y recibir casi inmediatamente.
  • El correo electrónico es simple. Es fácil de usar. Una vez que tu cuenta está configurada, redactar, enviar y recibir mensajes es simple. Además, el correo electrónico te permite un acceso fácil y rápido a la información y a los contactos.
  • Permite una mejor organización. Los mensajes que han sido enviados y recibidos pueden ser almacenados y buscados de manera segura y fácil. Es mucho más fácil revisar viejos mensajes de correo electrónico que viejas notas de papel.
  • Se puede acceder desde cualquier lugar, siempre y cuando se tenga una conexión a Internet. Estés en la oficina o en el campo, o incluso en el extranjero, puedes acceder a tu bandeja de entrada y revisar tus mensajes tan solo teniendo un móvil y la conexión a internet.
  • Es beneficioso para el planeta. No sólo estas reduciendo el costo del papel, sino que también estás reduciendo el daño que el uso de papel hace al medio ambiente.
  • Permite el envío masivo de mensajes. Un medio efectivo para hacer llegar tu mensaje, puedes enviar un mensaje en particular a varios destinatarios a la vez.
  • El correo electrónico permite el acceso instantáneo a la información y los archivos. Puedes optar por enviar archivos y guardar mensajes para tener un registro de las conversaciones e interacciones que tengas en línea por si acaso las necesitas en el futuro.

Las desventajas del correo electrónico

Por otro lado, aunque el correo electrónico tiene ciertamente sus ventajas, también puede tener desventajas, especialmente si no se tiene acceso a internet.

  • Podría causar una sobrecarga de información. Algunos mensajes pueden ser descartados o dejados sin leer, especialmente si hay muchos mensajes entrantes y decimos que es mejor no revisarlos.
  • Carece de un toque personal. Aunque algunas cosas es mejor enviarlas como mensajes escritos y mecanografiados, otras deben ser transmitidas verbalmente o escritas a mano en una nota o carta.
  • El correo electrónico puede ser perturbador. Revisar cada correo electrónico puede ser perturbador para el trabajo ya que requiere de tiempo. Y a veces se puede llegar a perder mucho tiempo.
  • No puede ser ignorado por mucho tiempo. Lo que pasa con el correo electrónico es que necesita un mantenimiento constante. Si lo ignoras, más y más mensajes entrarán en tu bandeja de entrada hasta que llegue el momento en que tu bandeja de entrada ya no sea manejable.
  • El correo electrónico puede causar malentendidos. Los destinatarios pueden malinterpretar el mensaje del remitente. Esto es particularmente cierto en el caso de los remitentes que no revisan sus mensajes antes de enviarlos.
  • Los mensajes pueden contener virus. Es mejor ser consciente de esta posibilidad para tener cuidado al abrir mensajes de personas que no conoces o al descargar archivos adjuntos.
  • Los mensajes de correo electrónico deben ser cortos y breves. Esto es especialmente difícil si eres de los que envían mensajes demasiado largos.
  • Requiere respuestas oportunas. Si bien algunas personas tienden a ignorar los mensajes, aquellos que requieren respuestas deben ser contestados tan pronto como se reciben y se leen. De no ser así, los mensajes urgentes e importantes pueden dejarse sin atender.

Mejora la comunicación por correo electrónico

Lo ames o lo odies, el correo electrónico está aquí para quedarse por mucho tiempo. Reconociendo tanto sus fortalezas como sus limitaciones e incluyéndolo junto con otras herramientas y canales de comunicación podemos sacarle mucho provecho.

  • La comunicación efectiva por correo electrónico se puede lograr si se establecen usos adecuados del correo electrónico.
  • Esto incluye:
  • Minimizar el uso del correo electrónico cuando existe un sustituto del mismo que sea una opción más eficaz, como por ejemplo, mantener una conversación cara a cara con un colega, compartir ideas en una plataforma de proyectos, etc.
  • Se debería evitar pulsar todo el tiempo “responder a todos” o de responder con correos electrónicos innecesarios de una sola palabra como “ok” o “gracias”.
  • Usando textos claros y directos se puede mirar y saber instantáneamente de qué va a tratar el tema del correo electrónico.
  • La comunicación por correo electrónico debe ser clara, concisa y fácil de entender.

Para las comunicaciones urgentes y en situaciones en las que es fundamental asegurarse de que tu mensaje llegue, es mejor utilizar otras vías como las llamadas de teléfono pues si se trata de una emergencia lo mejor es prevenir e informar.